1. Pengertian perubahan dan pengembangan Organisasi
Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut. Perubahaan organisasi adalah perubahan yang terjadi pada pelaku organisasi, struktur organisasi dan teknologi dalam suatu organisasi dalam rangka mengarah keefektifan. Perubahan terjadi karena lingkungan yang tidak bebas dari ketidakpastian dan perubahan bersifat pasti agar dapat tetap memiliki eksistensi dan dapat bertahan.
Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman yang disertai dengan kemajuan teknologi.
Menurut Sondang P. Siagian, tujuan utama dari terjadinya perubahan adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi dari setiap dan semua orang di dalam organisasi yang pada gilirannya memang biasanya tercermin dalam peningkatan kemampuan organisasi sebagai keseluruhan.
Perubahan organisasi diperlukan dengan tujuan :
Dalam melakukan perubahan organisasi, hal- hal yang perlu diperhatikan antara lain :
Jenis-jenis perubahan:
2. Langkah-langkah perubahan organisasi
Untuk melakukan perubahan suatu organisasi memerlukan strategi dan perencanaan yang matang, perlu dibuat suatu prioritas dan pendektifikasian yang baik, dan lankah-langkah seperti;
1. Identifikasi Tipe Perubahan
Ketika anda harus memanaj perubahan, pertama-tama perlu mengidentifikasi tipe dari perubahan tersebut.
a. Tipe Peningkatan Perubahan
Seperti penggunaan waktu secara moderat, ini akan memerlukan waktu untuk mencapainya, karena kebiasaan buruk dari staf. Untuk mencapai sukses akan memerlukan manajemen waktu untuk memonitor secara reguler.
b. Tujuan dari Standar :
(1) Setiap staf perawat dan bidan harus selalu mencuci tangan sebelum dan sesudah menyentuh pasen (dewasa maupun anak-anak)
(2) Penyebaran penyakit dan infeksi silang akan berkurang dengan tindakan ini
(3)Staf akan menerima tanggung jawab klinis dari standar ini
c. Beberapa Pernyataan tujuan yang lebih Spesifik lagi dapat berupa :
Mengurangi infeksi dengan cara staf melakukan cuci tangan
2. Identifikasi Tujuan Perubahan
Tugas kedua adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan perubahan. Kemudian merencanakan tujuan-tujuan tersebut secara jelas dan memberikan batasan antara waktu dengan perubahan mana yang dapat diterima.
Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan ketelitian respon. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih, dalam manajemen perubahan. Kejelasan tujuan memberikan arahan dan petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan membuat perencanaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi pemborosan waktu dan upaya.
3. Perencanaan strategi Pengembangan organisasi
Perencanaan strategis sebagai upaya yang didisiplinkan untuk membuat keputusan dan tindakan penting yang membentuk dan memandu bagaimana menjadi organisasi, apa yang dikerjakan organisasi, dan mengapa organisasi mengerjakan hal seperti itu. Yang terbaik perencanaan strategis mensyaratkan pengumpulan informasi secara luas, eksplorasi alternatif, dan menekankan implikasi masa depan keputusan sekarang. Perencanaan strategis dapat memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi kepentingan dan nilai yang berbeda, dan membantu pembuatan keputusan secara tertib maupun keberhasilan implementasi keputusan.
Jenis-jenis Perencanaan Strategis
1. Basic Strategic Planning
Umumnya dilaksanakan oleh organisasi baru yang belum pernah menyusun rencana strategis, perencanaan dilakukan oleh pimpinan puncak dan madya, proses:
a) Identifikasi mandat organisasi
b) Perumusan tujuan sesuai mandat
c) Perumusan strategi untuk mencapai tujuan
d) Perumusan rencana tindak sesuai strategi
e) Perumusan mekanisme monitoring dan evaluasi
f) Perbaikan rencana
2. Goal Based Planning
Dilaksanakan oleh organisasi yang sudah memiliki kegiatan dan sedang berkembang, perencanaan dilaksanakan oleh pemangku kepentingan, proses :
a) Analisa eksternal (sosial) dan internal
b) Peninjauan visi dan misi
c) Perumusan strategi / isu strategis
d) Perumusan program strategis
e) Perumusan strategi tindak
f) Penghitungan rencana financial strategis
g) Perumusan mekanis monitoring dan evaluasi
3. Alignment Model
Bertujuan memastikan integrasi antara misi dan sumber daya organisasi, dilaksanakan pada organisasi yang komplek dan mengalami masalah internal atau kegagalan, proses:
a) Peninjauan mandate organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan bantuan yang dibutuhkan
b) Identifikasi aspek organisasi yang berjalan baik dan membutuhkan perbaikan atau penyesuaian
c) Perumusan langkah perbaikan atau penyesuaian beserta konsekuensinya
d) Mengintegrasikan langkah-langkah kedalam renstra
4. Scenario Planning
Umumnya dilaksanakan ketika kondisi eksternal sangat berpengaruh pada mandate organisasi, proses:
a) Identifikasi beberapa kecenderungan eksternal dan faktor-faktor yang terkait
b) Untuk setiap kecenderungan, rumuskan 3 skenario bagi organisasi
c) Identifikasi kondisi umum yang perlu dimiliki organisasi untuk melaksanakan semua jenis strategi
d) Pilih kecenderungan yang palingmungkin, jadikan yang lain sebagai cadangan, dan susun rencana tindak yang sesuai
5. Organic Planning
Biasa dilaksanakan oleh organisasi adat atau agama, merupakan proses yang berjalan terus menerus (on going), proses:
a) Klarifikasi nilai-nilai organisasi
b) Artikulasi arah dan harapan organisasi kedepan
c) Perumusan proses serta tindakan apa yang diperlukan
d) Meninjau sejauh mana proses dan tindakan dan kesesuaian dengan arah serta nilai organisasi
e) Perbaikan proses atau tindakan
f) Seluruh tahap menjadi siklus terus-menerus
Proses Perencanaan Strategis
1. Memprakarsai dan Menyepakati suatu proses perencanaan strategis.
Tujuan langkah pertama adalah menegoisasikan kesepakatan dengan orang-orang penting pembuat keputusan (decision makers) atau pembentuk opini (opinion leaders) internal dan mungkin eksternal. Tentang seluruh upaya perencanaan strategis dan langkah perencanaan yang terpenting. Dukungan dan komitmen merupakan hal yang sangat penting jika perencanaan strategis ingin berhasil sedapat mungkin melibatkan orang-orang penting diluar organisasi biasanya menjadi hal krusial bagi keberhasilan program publik manakala dalam pelaksanaannya melibatkan banyak kelompok dan organisasi.
Memastikan prasyarat-prasyarat terpenuhi “komitmen”
a) Pimpinan untuk terlibat dan aktif dalam seluruh proses
b) Bersikap jujur, terbuka dan besar hati terhadap fakta yang paling sensitif
c) Bersedia membangun konsensus tentang harapan untuk berubah menjadi lebih baik
d) Memaksimalkan sumber daya yang ada untuk kepentingan pelaksanaan program, atau untuk memenuhi harapan-harapan konstituens
e) Situasi Politik Organisasi, tidak sedang dalam situasi konflik yang tajam
f) Pemahaman atas tujuan. Pengurus, Direktur, staff, konstituen/pemberi mandat dan stakeholder
lainnya memahami dan mendukung tujuan dari perlunya perencanaan
g) Realistis. Partisipan bijak untuk membedakan mana yang mungkin dikerjakan dan mana yang tidak, karena strategik planning adalah perencanaan yang berorientasi pada pelaksanaan.
2. Memperjelas Misi dan nilai-nilai Organisasi.
Organisasi didefinisikan sebagai sebuah wadah yang terdiri dari kelompok manusia yang bekerjasama untuk melaksanakan berbagai macam kegiatan secara terkoordinasi guna mencapai tujuan bersama
3. Menilai Lingkungan Eksternal.
Tim perencana harus mengeksplorasi lingkungan diluar organisasi untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman yang dihadapi organisasi, faktor didalam merupakan faktor yang dikontrol oleh organisasi dan faktor diluar adalah faktor yang tidak dikontrol oleh organisasi.
4. Menilai Lingkungan Internal.
Untuk mengenali kekuasaan dan kelemahan internal, organisasi dapat memantau sumber daya (inputs), strategi sekarang (process), dan kinerja (outputs).
5. Mengidentifikasi Isu Strategis.
Lima unsur pertama dari proses secara bersama-sama melahirkan unsur keenam, identifikasi isu strategis persoalan kebijakan penting yang mempengaruhi mandat, misi dan lain-lain, tingkat dan campuran produk atau pelayanan, klien, pengguna atau pembayar, biaya keuangan, atau manajemen organisasi. Perencanaan strategis memfokus kepada terciptanya pencampuran yang terbaik antara organisasi dan lingkungannya.
6. Merumuskan Strategi untuk Mengelola Isu-isu.
Strategi didefinisikan sebagai pola tujuan, kebijakan, program, tindakan, keputusan, atau alokasi sumber daya yang menegaskan bagaimana organisasi, apa yang dikerjakan oganisasi, mengapa organisasi harus mengerjakan hal itu. Strategi dapat berbeda beda karena tingkat, fungsi, dan kerangka waktu.
7. Menciptakan Visi Organisasi yang Efektif untuk Masa Depan
Organisasi mengembangkan deskripsi mengenai bagaimana seharusnya organisasi itu sehingga berhasil mengimplementasikan strateginya dan mencapai seluruh potensinya. Deskripsi ini merupakan visi keberhasilan. Beberapa organisasi mempunyai deskripsi atau visi semacam itu, telah lama diakui oleh perusahaan yang dikelola dengan baik.
Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut. Perubahaan organisasi adalah perubahan yang terjadi pada pelaku organisasi, struktur organisasi dan teknologi dalam suatu organisasi dalam rangka mengarah keefektifan. Perubahan terjadi karena lingkungan yang tidak bebas dari ketidakpastian dan perubahan bersifat pasti agar dapat tetap memiliki eksistensi dan dapat bertahan.
Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman yang disertai dengan kemajuan teknologi.
Menurut Sondang P. Siagian, tujuan utama dari terjadinya perubahan adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi dari setiap dan semua orang di dalam organisasi yang pada gilirannya memang biasanya tercermin dalam peningkatan kemampuan organisasi sebagai keseluruhan.
Perubahan organisasi diperlukan dengan tujuan :
- Meningkatkan kemampuan organisasi untuk menampung akibat daripada perubahan yang terjadi dalam berbagai bidang kehidupan dan terjadi di luar organisasi.
- Meningkatkan peranan organisasi dalam turut menentukan arah perubahan yang mungkin terjadi.
- Melakukan penyesuaian- penyesuuaian secara intern demi peningkatan kemampuan.
- Meningkatkan daya tahan organisasi, bukan saja mampu tetap bertahan akan tetapi juga untuk terus bertumbuh dan berkembang.
- Mengendalikan suasana kerja sedemikian rupa sehingga para anggota organisasi tetap merasa aman dan terjamin meskipun terjadi perubahan-perubahan di dalam dan di luar organisasi.
Dalam melakukan perubahan organisasi, hal- hal yang perlu diperhatikan antara lain :
- Bagan organisasi,
- Penerapan berbagai prinsip organisasi, seperti rantai komando, keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab,
- Pendelegasian wewenang,
- Sentralisasi versus desentralisasi, terutama dalam pengambilan keputusan operasional,
- Pengelompokkan tugas-tugas yang sejenis dsb.
Jenis-jenis perubahan:
- Perubahan yang Direncanakan
Merupakan perubahan yang direncanakan atau yang mempunyai tujuan. Sasaran perubahan yang direncanakan adalah untuk mempertahankan organisasi tersebut agar tetap seperti sekarang ini dan dapat hidup terus. Perubahan yang direncanakan dapat diartikan sebagai sebuah usaha sistematik untuk mendesain ulang suatu organisasi dengan cara yang akan membantunya melakukan adaptasi pada perubahan yang terjadi pada lingkungan eksternal atau mencapai sasaran baru. Perubahan yang direncanakan itu umumnya terjadi karena adanya (i)pergeseran dalam waktu, serta (ii)hubungan yang terjadi diseluruh dunia karena teknologi pemrosesan informasi canggih, bertambahnya globalisasi organisasi yanag berarti bahwa manager harus mempunyai banyak ide baru, produk baru, tantangan yang lebih besar. - Perubahan yang tidak direncanakan
Perubahan yang tidak direncanakan terjadi begitu saja karena lingkungan yang mempengaruhi dan mulanya tidak memiliki tujuan yang terencana.
2. Langkah-langkah perubahan organisasi
Untuk melakukan perubahan suatu organisasi memerlukan strategi dan perencanaan yang matang, perlu dibuat suatu prioritas dan pendektifikasian yang baik, dan lankah-langkah seperti;
1. Identifikasi Tipe Perubahan
Ketika anda harus memanaj perubahan, pertama-tama perlu mengidentifikasi tipe dari perubahan tersebut.
a. Tipe Peningkatan Perubahan
Seperti penggunaan waktu secara moderat, ini akan memerlukan waktu untuk mencapainya, karena kebiasaan buruk dari staf. Untuk mencapai sukses akan memerlukan manajemen waktu untuk memonitor secara reguler.
b. Tujuan dari Standar :
(1) Setiap staf perawat dan bidan harus selalu mencuci tangan sebelum dan sesudah menyentuh pasen (dewasa maupun anak-anak)
(2) Penyebaran penyakit dan infeksi silang akan berkurang dengan tindakan ini
(3)Staf akan menerima tanggung jawab klinis dari standar ini
c. Beberapa Pernyataan tujuan yang lebih Spesifik lagi dapat berupa :
Mengurangi infeksi dengan cara staf melakukan cuci tangan
2. Identifikasi Tujuan Perubahan
Tugas kedua adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan perubahan. Kemudian merencanakan tujuan-tujuan tersebut secara jelas dan memberikan batasan antara waktu dengan perubahan mana yang dapat diterima.
Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan ketelitian respon. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih, dalam manajemen perubahan. Kejelasan tujuan memberikan arahan dan petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan membuat perencanaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi pemborosan waktu dan upaya.
3. Perencanaan strategi Pengembangan organisasi
Perencanaan strategis sebagai upaya yang didisiplinkan untuk membuat keputusan dan tindakan penting yang membentuk dan memandu bagaimana menjadi organisasi, apa yang dikerjakan organisasi, dan mengapa organisasi mengerjakan hal seperti itu. Yang terbaik perencanaan strategis mensyaratkan pengumpulan informasi secara luas, eksplorasi alternatif, dan menekankan implikasi masa depan keputusan sekarang. Perencanaan strategis dapat memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi kepentingan dan nilai yang berbeda, dan membantu pembuatan keputusan secara tertib maupun keberhasilan implementasi keputusan.
Jenis-jenis Perencanaan Strategis
1. Basic Strategic Planning
Umumnya dilaksanakan oleh organisasi baru yang belum pernah menyusun rencana strategis, perencanaan dilakukan oleh pimpinan puncak dan madya, proses:
a) Identifikasi mandat organisasi
b) Perumusan tujuan sesuai mandat
c) Perumusan strategi untuk mencapai tujuan
d) Perumusan rencana tindak sesuai strategi
e) Perumusan mekanisme monitoring dan evaluasi
f) Perbaikan rencana
2. Goal Based Planning
Dilaksanakan oleh organisasi yang sudah memiliki kegiatan dan sedang berkembang, perencanaan dilaksanakan oleh pemangku kepentingan, proses :
a) Analisa eksternal (sosial) dan internal
b) Peninjauan visi dan misi
c) Perumusan strategi / isu strategis
d) Perumusan program strategis
e) Perumusan strategi tindak
f) Penghitungan rencana financial strategis
g) Perumusan mekanis monitoring dan evaluasi
3. Alignment Model
Bertujuan memastikan integrasi antara misi dan sumber daya organisasi, dilaksanakan pada organisasi yang komplek dan mengalami masalah internal atau kegagalan, proses:
a) Peninjauan mandate organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan bantuan yang dibutuhkan
b) Identifikasi aspek organisasi yang berjalan baik dan membutuhkan perbaikan atau penyesuaian
c) Perumusan langkah perbaikan atau penyesuaian beserta konsekuensinya
d) Mengintegrasikan langkah-langkah kedalam renstra
4. Scenario Planning
Umumnya dilaksanakan ketika kondisi eksternal sangat berpengaruh pada mandate organisasi, proses:
a) Identifikasi beberapa kecenderungan eksternal dan faktor-faktor yang terkait
b) Untuk setiap kecenderungan, rumuskan 3 skenario bagi organisasi
c) Identifikasi kondisi umum yang perlu dimiliki organisasi untuk melaksanakan semua jenis strategi
d) Pilih kecenderungan yang palingmungkin, jadikan yang lain sebagai cadangan, dan susun rencana tindak yang sesuai
5. Organic Planning
Biasa dilaksanakan oleh organisasi adat atau agama, merupakan proses yang berjalan terus menerus (on going), proses:
a) Klarifikasi nilai-nilai organisasi
b) Artikulasi arah dan harapan organisasi kedepan
c) Perumusan proses serta tindakan apa yang diperlukan
d) Meninjau sejauh mana proses dan tindakan dan kesesuaian dengan arah serta nilai organisasi
e) Perbaikan proses atau tindakan
f) Seluruh tahap menjadi siklus terus-menerus
Proses Perencanaan Strategis
1. Memprakarsai dan Menyepakati suatu proses perencanaan strategis.
Tujuan langkah pertama adalah menegoisasikan kesepakatan dengan orang-orang penting pembuat keputusan (decision makers) atau pembentuk opini (opinion leaders) internal dan mungkin eksternal. Tentang seluruh upaya perencanaan strategis dan langkah perencanaan yang terpenting. Dukungan dan komitmen merupakan hal yang sangat penting jika perencanaan strategis ingin berhasil sedapat mungkin melibatkan orang-orang penting diluar organisasi biasanya menjadi hal krusial bagi keberhasilan program publik manakala dalam pelaksanaannya melibatkan banyak kelompok dan organisasi.
Memastikan prasyarat-prasyarat terpenuhi “komitmen”
a) Pimpinan untuk terlibat dan aktif dalam seluruh proses
b) Bersikap jujur, terbuka dan besar hati terhadap fakta yang paling sensitif
c) Bersedia membangun konsensus tentang harapan untuk berubah menjadi lebih baik
d) Memaksimalkan sumber daya yang ada untuk kepentingan pelaksanaan program, atau untuk memenuhi harapan-harapan konstituens
e) Situasi Politik Organisasi, tidak sedang dalam situasi konflik yang tajam
f) Pemahaman atas tujuan. Pengurus, Direktur, staff, konstituen/pemberi mandat dan stakeholder
lainnya memahami dan mendukung tujuan dari perlunya perencanaan
g) Realistis. Partisipan bijak untuk membedakan mana yang mungkin dikerjakan dan mana yang tidak, karena strategik planning adalah perencanaan yang berorientasi pada pelaksanaan.
2. Memperjelas Misi dan nilai-nilai Organisasi.
Organisasi didefinisikan sebagai sebuah wadah yang terdiri dari kelompok manusia yang bekerjasama untuk melaksanakan berbagai macam kegiatan secara terkoordinasi guna mencapai tujuan bersama
3. Menilai Lingkungan Eksternal.
Tim perencana harus mengeksplorasi lingkungan diluar organisasi untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman yang dihadapi organisasi, faktor didalam merupakan faktor yang dikontrol oleh organisasi dan faktor diluar adalah faktor yang tidak dikontrol oleh organisasi.
4. Menilai Lingkungan Internal.
Untuk mengenali kekuasaan dan kelemahan internal, organisasi dapat memantau sumber daya (inputs), strategi sekarang (process), dan kinerja (outputs).
5. Mengidentifikasi Isu Strategis.
Lima unsur pertama dari proses secara bersama-sama melahirkan unsur keenam, identifikasi isu strategis persoalan kebijakan penting yang mempengaruhi mandat, misi dan lain-lain, tingkat dan campuran produk atau pelayanan, klien, pengguna atau pembayar, biaya keuangan, atau manajemen organisasi. Perencanaan strategis memfokus kepada terciptanya pencampuran yang terbaik antara organisasi dan lingkungannya.
6. Merumuskan Strategi untuk Mengelola Isu-isu.
Strategi didefinisikan sebagai pola tujuan, kebijakan, program, tindakan, keputusan, atau alokasi sumber daya yang menegaskan bagaimana organisasi, apa yang dikerjakan oganisasi, mengapa organisasi harus mengerjakan hal itu. Strategi dapat berbeda beda karena tingkat, fungsi, dan kerangka waktu.
7. Menciptakan Visi Organisasi yang Efektif untuk Masa Depan
Organisasi mengembangkan deskripsi mengenai bagaimana seharusnya organisasi itu sehingga berhasil mengimplementasikan strateginya dan mencapai seluruh potensinya. Deskripsi ini merupakan visi keberhasilan. Beberapa organisasi mempunyai deskripsi atau visi semacam itu, telah lama diakui oleh perusahaan yang dikelola dengan baik.
Komentar
Posting Komentar